365 Hankinta Oy - Tietosuojaseloste

Yritys: 365 Hankinta Oy

Osoite: Puolikkotie 8 02230 Espoo

Y-tunnus: 2959588-8

Päivitetty: 1.5.2020

Tässä̈ tietosuojaselosteessa kerromme, mitä̈ henkilötietoja keräämme ja miten niitä̈ käsitellään.

Verkkosivustomme osoite on www.365hankinta.fi

Sivustomme on kaikille avoin.

Yhteyshenkilömme tietosuoja-asioissa on Juraj Jakabovic

hallinto@365hankinta.fi puhelin +358 9 689 88 520

Keskeinen lainsäädäntö

Tämä seloste on

• henkilötietolain (22.4.1999/523) 10 ja 24 §:ien mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste sekä
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR 2016/679) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja.

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Asiakkaat ja sopimuskumppanit

Tallennamme asiakkaasta ja sopimuskumppanista tältä itseltään saatuja henkilötietoja, joiden avulla

• tarkistamme, että olemme esteettömiä hoitamaan toimeksiannon
• hoidamme asiakassuhdetta ja siihen liittyvää yhteydenpitoa
• täytämme sopimusvelvoitteemme
• lähetämme tiedotteita
• tiedotamme tapahtumista, ajankohtaisista aiheista ja mielipiteistä

Keräämme, käsittelemme ja käytämme henkilötietoja, joita tarvitaan liiketoiminnan harjoittamiseen, tehokkaaseen palveluun ja mahdollisiin tarkoituksenmukaisiin kaupallisiin toimiin sisältäen myös henkilötietojen käsittelyn tietojen anonymisoimiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu kanssamme tehtyyn sopimukseen hyväksyttäessä sivun evästeet.

Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi sekä asiakassuhdetta harkitsevien palvelemiseksi. Tämä mahdollistaa, esimerkiksi kohdistetun markkinoinnin ja mainonnan. Voimme myös käsitellä henkilötietojasi muilla perusteilla kuten suostumukseen tai lakiin perustuen.

Käsittelemme kaikissa edellä mainituissa tilanteissa henkilötietoja vain käsittelyä varten määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja sen vaatimassa laajuudessa sekä otamme aina huomioon asiakkaidemme yksityisyyden suojan.

Voimme yhdistää eri palveluiden yhteydessä kerättyjä tietoja siltä osin kuin tiedot on kerätty samaan käyttötarkoitukseen. Jos asiakas on tunnistettavissa, voimme yhdistää häntä koskevia asiakastietoja hänestä kerättyyn analytiikkatietoon voidaksemme kohdentaa palveluitamme ja niiden markkinointia paremmin juuri kyseisen asiakkaan tarpeisiin.

Rekisterissä voi olla seuraavia tietoja:

Henkilökohtaiset tiedot

• Nimi
• Yritys- tai yhdistysasiakkaan edustajan nimi
• Syntymäaika, henkilö- tai y-tunnus
• Henkilöllisyystodistuksen myöntämispäivä ja numero tai sen jäljennös
• Sähköpostiosoite
• Matka- ja/tai muu puhelinnumero
• Postiosoite
• Kotisivuosoite
• Verkkolaskutustiedot
• Ammatti
• Toimeksiannon pääsisältö sekä tiedot toimeksiannon vaiheesta ja laskuttamisesta
• Toimeksiantohistoria ja aiempien toimeksiantojen pääsisältö
• Keräämme myös paikkatiedot eli maantieteellisen sijaintisi. Maksaessasi ostoksen, meidän on varmistettava henkilöllisyys sekä ostoksen luvallisuus. Voimme käsitellä luottokorttitietojasi tai suorittaa luottoarvion. Käytämme sitten tietojasi maksun käsittelemiseen tai laskun lähettämiseen.

Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot

• palvelua, tuotteita, tilauksia ja toimeksiantoja koskevat, niihin liittyvät sekä niiden toimittamiseksi tarvittavat tiedot, tilaaja- ja käyttäjätiedot, laskutukseen, luotonvalvontaan ja maksamiseen liittyvät tiedot, pankkiyhteystiedot, asiointia koskevat tiedot (valtakirjat, valtuutukset) asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvät tallenteet kuten esimerkiksi sähköpostiviestit asiakaspalveluun sekä turvakameran videotallenteet mahdollisesta vierailusta toimipisteessämme tallennetaan.

Viestintäpalveluiden ja muiden palveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot

• puheluita, viestejä ja sähköposteja koskevat välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, tiedonsiirtoprotokolla, sijaintitieto ja toimeksiantoa koskeva tieto.

Henkilötietosi, joita käsittelemme, ovat peräisin eri lähteistä:

• sinulta itseltäsi, kun tilaat tai käytät palvelujamme, täytät yhteydenottolomakkeita, osallistut kyselyyn tai kilpailuun, luot käyttäjätilin, käyt sivustoillamme tai olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme,
• kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista osoiterekistereistä, luottotietotoimistoilta, perintätoimistoilta, asennuskumppaneilta, markkinointikumppaneilta, sähkö- ja vakuutusyhtiöiltä ja muilta tietojen tarjoajilta.

Käsittelemme henkilötietojasi alla oleviin käyttötarkoituksiin1. Sopimussuhteen perusteella ja palveluiden/toimeksiannon tuottamiseksi

Käsittelemme henkilötietojasi palveluiden/toimeksiannon tarjoamiseksi ja tuottamiseksi. Henkilö- ja välitystietojasi käsitellään viestinnän välittämiseksi ja toimeksiannon toteuttamiseksi sekä tietoturvasta huolehtimiseksi.

Lisäksi palveluiden tuottaminen edellyttää, että käsittelemme henkilötietoja asiakas- tai sopimussuhteen hallintaan, asiakkaiden tai käyttäjien tunnistamiseen, tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen, laskuttamiseen, palvelun ja tuotteiden laadunvalvontaan, luotonvalvontaan, perintään, asiakaspalvelua varten sekä erilaisten vika- ja häiriötilanteiden korjaamiseen ja reklamaatioiden käsittelyyn.

Sopimussuhteen syntyminen ja/tai palveluiden toimittaminen voivat edellyttää hyväksyttyä luottopäätöstä, joka voidaan tehdä automatisoitua päätöksentekoa käyttäen. Käsittelemme henkilötietoja myös asiakasviestintään kuten palveluihin liittyvien ilmoitusten lähettämiseen sekä ollaksemme asiakkaaseen yhteydessä palveluihimme liittyvissä asioissa niiden tarpeellisuus huomioiden.

Käsittelemme henkilö- ja välitystietojasi teknisten vikojen ja virheiden havaitsemiseksi sekä kaikkien palveluidemme, tietojärjestelmiemme, viestintäverkkojemme tietoturvasta huolehtimiseksi ja niiden toimivuuden testaamiseksi. Tarvittaessa voimme käsitellä henkilötietojasi myös palveluihin liittyvien väärinkäytösten ja petosten havaitsemiseksi tai estämiseksi. Voimme kerätä tietojasi palveluiden käytöstä myös tietoturvatarkoituksissa.

Voimme muodostaa tilastoja palveluiden kehittämistä tai muita analysointitarpeita varten ja siten esimerkiksi ryhmitellä asiakkaitamme laskutuksen, toimeksiantojen, asiakassuhteen keston ja ulkoisten luokitusten avulla. Käsittelemme henkilötietojasi sisäisesti toimintamme, palveluidemme ja niihin liittyvien prosessien kehittämiseen ja hallintaan sekä laadunvarmistamiseen. Tällainen käsittely voi olla tarpeen, kun esimerkiksi analysoimme prosesseja ja niihin liittyviä palautteita voidaksemme kehittää toimintaamme ja siten löytää paremman ja nopeamman tavan palvella asiakkaita.

Käsittelemme henkilötietoja myös ymmärtääksemme paremmin asiakkaidemme tarpeita ja toiveita esimerkiksi palveluidemme ominaisuuksien tai sisällön suhteen.

2. Oikeutetun edun perusteella:

Voimme käsitellä henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella.

• Suoramarkkinointiin
• Palveluiden personoimiseen
• Tilastollisiin tarkoituksiin

3. Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi:

Käsittelemme henkilötietojasi lakiin perustuvien velvoitteidemme hoitamiseksi kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

4. Muihin tarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi

Voimme käsitellä henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet antanut suostumuksesi. Voit esimerkiksi antaa suostumuksesi siihen, että käsittelemme välitystietojasi tai sijaintitietojasi kohdentaaksemme sinulle tietoja, jotka ovat sinulle ajankohtaisia tai relevantteja.

Suostumuksen pyytämisen yhteydessä kerromme sinulle kattavasti, mitä henkilötietojen käsittelyä antamasi suostumus merkitsee ja miten voit peruuttaa suostumuksen.

Mitä oikeuksia sinulla on omiin tietoihisi

Mikäli olet asiakkuus- tai sopimussuhteessa meihin, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Toimitamme tällaisen koostetiedoston maksutta enintään kerran vuodessa. Useammin kuin yhden vuoden välein tapahtuvista toimituksista perimme kohtuullisen palkkion ennen koostetiedoston lähettämistä.

Sinulla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.
Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle www.tietosuoja.fi.

Miten otat meihin yhteyttä

Meihin voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen liittyvissä asioissa sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu (@) 365hankinta.fi

Miten suojelemme henkilötietojasi

Säilytämme henkilötietosi luottamuksellisina. Pyrimme turvaamaan henkilötietojen käytettävyyden, saatavuuden, eheyden ja turvallisuuden. Pyrimme myös toteuttamaan tarkoituksenmukaisia menettelytapoja henkilötietojen suojaamiseksi, sekä estääksemme ja havaitaksemme ulkopuolisten luvattoman pääsyn henkilötietoihin ja välttämään kaikin tavoin henkilötietojen katoamisen.

Huolehdimme henkilökunnan, tietojen, tietojärjestelmien sekä sisäisten ja yleisten viestintäverkkojen kuin myös toimistojen ja teknisten tilojen turvallisuudesta.
Tietojen turvaamisessa otamme huomioon henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit yksityisyyden suojalle ja liiketoiminnalle, käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet sekä erilaiset uhkatekijät sovellettavan lainsäädännön, määräysten ja sopimusvelvoitteiden mukaisesti.

Ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta suoraan viranomaiselle ja asianomaisille henkilöille voimassa olevan lainsäädännön niin edellyttäessä 72 tunnin kuluessa.

Kenelle luovutamme henkilötietoja?

Voimme luovuttaa henkilötietojasi voimassa olevan lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa. Voimme myös käsitellä anonymisoituja tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää sinuun henkilönä. Tällaista tietoa voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös muihin, kuin tietosuojaselosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n, eikä ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä. Anonymisoidun tiedon säilyttämiseen ei kohdistu vastaavia rajoituksia. Pyrimme siihen, että asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Lakisääteisten velvoitteiden perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin laissa edellytetään. Suostumuksellasi käsiteltävien tietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.

Poistamme tai de-identifioimme henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita siihenn tarkoitukseen, jota varten ne on alun perin kerätty. Henkilökohtaisia tietojasi sekä asiointitietojasi ei säilytetä kauempaa, kuin mitä alla mainitaan:

• Sähkömarkkinalaki enintään 6 vuotta
• Kirjanpitolaki enintään 7 vuotta
• Sähkön yleiset myyntiehdot enintään 10 vuotta

Oikeudet ja valintamahdollisuudet

Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön tai teknisten ratkaisujen muuttuessa.
Ilmoitamme muutoksista rekisteröidylle erikseen vain, mikäli muutokset ovat merkittäviä tai lainsäädäntö niin edellyttää. Suosittelemme, että tarkistat tämän sivun sisällön säännöllisesti mahdollisten käytäntöjemme muuttumisen varalta.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada kopio henkilötiedoistasi.

Oikeus antaa ja peruuttaa suostumuksesi

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus antaa tai peruuttaa suostumus, milloin tahansa.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot oikaistuksi tai, tietyissä tapauksissa, puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä, profilointi mukaan lukien. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen meidän pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

Oikeus tulla unohdetuksi

Poistamme tietosi pyynnöstäsi, jos niitä ei enää oikeutetusti tarvita.

Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat tiedot muun muassa, jos

• katsot niiden olevan tarpeettomia yllä kuvattuihin tarkoituksiin,
• peruutat antamasi suostumuksen,
• katsot meidän käsittelevän henkilötietojasi lainvastaisesti tai
• vastustat henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Jos et enää halua saada meiltä markkinointipuheluita tai -kirjeitä, voit ottaa yhteyden asiakaspalveluumme tai kertoa asiasta asiakaspalvelun edustajalle markkinointipuhelun aikana. Voit myös hallita valintojasi Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämässä rajoituspalvelussa https://www.asml.fi/kieltopalvelut .

Voit hallita sivustojemme evästeitä tai estää kohdennetun verkkomainonnan evästekäytännössä kuvatuilla tavoilla.

Markkinointiviestejä voi tulla vielä jonkin aikaa eston jälkeen järjestelmien päivittämisestä johtuen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.